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ASSISTANT ADMINISTRATIF 475 vues2 candidatures

Description générale du poste

L’assistant (e) administratif (-ve) vient en support de toutes tâches administrées par son Responsable de Service.

L’ensemble des missions décrites ci-dessous constitue la liste des différentes tâches qui peut être confiée tout ou partie en fonction de l’organisation des services.

Missions principales

Réception

  • Accueille les visiteurs et les oriente vers l’interlocuteur approprié.
  • Assure le standard téléphonique et relaye les appels téléphoniques au bon interlocuteur.
  • Assure la gestion du courrier.
  • Gère les fournitures de l’Agence :
    • Recense les besoins.
    • Effectue des inventaires.
    • Alerte son supérieur hiérarchique afin de réaliser des bons de commandes.

Gestion administrative du personnel

  • Réceptionne et classe les demandes d’emplois.
  • Crée et archive les dossiers du personnel.
  • Rédige les documents administratifs (attestations d’emplois, d’endettement, …).
  • Met à jour du tableau de suivi et archive les sanctions disciplinaires.

Gestion administrative HSE

  • Effectue le suivi des visites médicales du personnel du site et transmet les informations au service des Ressources Humaines et l’exploitation.
  • Planifie les inductions sécurité chez le client en lien avec le Responsable de département.
  • Assure le suivi des formations règlementaires (CACES, habilitations électriques, habilitations élingueurs…).
  • Collecte les habilitations et certificats et met à jour le suivi du personnel.
  • Procède au classement et à l’archivage de l’ensemble des documents.
  • Effectue le suivi des équipements du site (extincteurs,…) et transmet les informations au Coordinateur HSE et/ou au Responsable HSE pour prise en compte.

Gestion administrative Exploitation

  • Emet et/ou réceptionne les factures internes de son secteur.
  • Veille à l’archivage de l’ensemble des documents pour son secteur.
  • Saisit pour son secteur les éléments administratifs (pièces et heures) des bons de travaux.
  • Gère les achats de matériel, des marchandises et matériaux en fonction des besoins de l’exploitation :
    • Rédige les bons de commande.
    • Saisit et suit les devis pour son secteur.
    • Saisit et suit les commandes.
    • Enregistre les factures.
    • Effectue le rapprochement des factures et des bons de commande.
  • Assure le suivi administratif de la gestion du personnel sur les chantiers (pointage, suivi des habilitations, visites médicales…).

Sécurité Santé Environnement Qualité

  • Applique la politique et les objectifs SSEQ de l’agence.
  • Exerce son droit de retrait et son devoir d’alerte en cas de situation dangereuse.
  • Prend les mesures qui s’imposent afin de contribuer à minimiser les risques préjudiciables à la Qualité, à la Sécurité et à l’Environnement.
  • Applique les consignes en matière de respect des règles SSEQ.
  • S’engage dans le système SSEQ en animant des causeries.
  • Propose et réalise des actions d’amélioration, des actions correctives et/ou préventives.

Implication :

  • S’engage à suivre des formations nécessaires au développement de ses compétences.

Peut être amené(e) à former les nouveaux arrivants.

Missions secondaires

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  • Adresse Libreville, Gabon
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